+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

DOC-файл документа: Приказ о выплате компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях (пример)

Статьи по теме

Если сотрудник компании использует личное имущество в служебных целях, ему обычно возмещаются все возникшие расходы. Размер компенсации работодатель и работник определяют самостоятельно. Если же имуществом пользовались во время отсутствия сотрудника на рабочем месте, компенсацию выплачивать не обязательно. Рассмотрим, когда необходимо выплатить компенсацию за использование личного имущества в работе и как это сделать.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях сотруднику полагается компенсация за использование личного имущества в работе;
  • как определить размер компенсации;
  • как документально оформить компенсацию за использование личного имущества в работе.

Условия получения компенсации за использование личного имущества в работе

В законе не сказано, какое именно имущество может использоваться при работе. Чаще всего это мобильные телефоны, компьютерная техника или личный автомобиль. Главное условие получения компенсации – уведомление работодателя о том, что работник будет пользоваться личными вещами. Руководитель компании должен дать свое разрешение.

Работнику, использующему личные вещи в работе, полагается компенсация за использование и износ имущества, а также возмещение всех возникших расходов.

Размер возмещения расходов на ремонт личного имущества сотрудника определяется отдельно в специально разработанном соглашении. Работодатель должен понимать, что все вышесказанное не относится к средствам индивидуальной защиты – в случае если работник не был обеспечен СИЗ и приобрел их за свой счет, суд обяжет компанию полностью компенсировать такие расходы.

Как определить размер выплаты за использование личного имущества в работе

Закон регламентирует только сумму выплаты за использование при работе легковых автомобилей и мотоциклов, выплаты за применение другого имущества должны оговариваться работодателем и сотрудником фирмы в отдельном порядке – главное, чтобы выплаты были экономически обоснованы и разумны. Как правило, при определении размера выплаты ориентируются на документально подтвержденную стоимость имущества и степень его износа.

Нормы расходов, возникших при использовании личного транспорта в работе:

Вид транспорта

Рабочий объем двигателя

Размер выплаты в месяц для работников организаций

Размер компенсации в месяц для госслужащих

Легковой автомобиль

До 2000 куб. см включительно

Свыше 2000 куб. см

Мотоцикл

Пример: сотрудник планирует постоянно использовать при работе купленный на личные средства ноутбук. Стоимость техники составляет 55 тыс. руб., нормативный срок службы – 5 лет. Размер ежемесячной компенсации за использование ноутбука в данном случае составит 916,67 руб. (55 000/60).

В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте по уважительной причине производить выплаты сотруднику не обязательно.

Пример: сотрудник каждый месяц получает 916,67 руб. за использование в работе личного ноутбука, однако в марте он в течение 6 дней находился на больничном. По производственному календарю в марте 2016 года 21 рабочий день. Необходимо вычислить сумму компенсации за один день и умножить ее на количество рабочих дней, не считая времени болезни. В этом случае работнику нужно выплатить 654,76 руб. (916,67/21 × (21 – 6)).

Какие документы нужны при оформлении компенсации за использование личного имущества в работе

Для того чтобы работодатель мог учитывать выплату компенсации в целях налогообложения прибыли организации, необходимо оформление ряда документов:

  1. Положение о компенсации. Порядок расчета выплаты за использование личных вещей в работе необходимо зафиксировать в локальном нормативном акте компании. Причем допускается как разработка единого положения, так и применение нескольких документов для разных видов имущества.

Пример положения о компенсации:

  1. Соглашение об использовании личного имущества в работе. Размер компенсации необходимо указать в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Также необходимо определить, какое именно имущество будет использоваться.
  2. Должностная инструкция. В документе указывается необходимость использования личных вещей в ходе выполнения должностных обязанностей – так у проверяющих органов не возникнет сомнений в характере выплат.
  3. Подтверждение принадлежности имущества. Сотрудник обязан передать работодателю копии документов, подтверждающих право собственности на имущество.
  4. Подтверждение расходов. Расходы, которые сотрудник понес на содержание личных вещей, используемых при работе, должны быть также документально подтверждены. Для этой цели подойдут чеки, распечатка телефонных звонков, счета за ремонт.
  5. Приказ о выплате компенсации за использование личного имущества в работе. Если все вышеуказанные документы имеются в наличии, работодатель может в произвольной форме издать приказ о возмещении расходов, с чем сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

  • инструмента,
  • личного транспорта,
  • оборудования,
  • других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

  • все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

  • стоимость имущества,
  • что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
  • факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
  • работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
  • организация оформляет маршрутные листы.

*Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Это интересно:  Виза в Иран: нужна ли россиянам, как получить в Тегеране, можно ли оформить в консульстве, требования властей к документам и фото, образец заполнения анкеты

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Страховые взносы

  • не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

  • Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
  • Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.

*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

Налог на прибыль

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

  • легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
  • свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
  • мотоциклы – 600 рублей.

*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»

Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Н.А. Теплова, эксперт
журнал «Упрощенка» № 8/2008

Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например, автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее ее работникам. Расскажем, как это оформить документально

Чтобы использовать в трудовой деятельности имущество, находящееся в собственности сотрудника, с ним заключают соглашение или договор аренды. Обсудим и тот и другой документ.

Соглашение об использовании имущества работника

Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему должна выплачиваться компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору. Разрешается в самом трудовом договоре указывать порядок использования имущества и возмещения соответствующих расходов.

Бухгалтеру для отражения затрат в налоговом учете кроме соглашения понадобятся подтверждение права собственности работника на используемое имущество и приказ о назначении и выплате компенсации (рис. 1 на с. 50).

В соглашении в первую очередь должны быть установлены правила использования имущества и выплаты компенсации. Подразумевается, что необходимо указать:

— вид имущества и его технические характеристики;

— порядок использования имущества;

— размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации;

— порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;

— срок действия соглашения.

Условий довольно много, и, чтобы не перегружать трудовой договор, удобнее их выделить в отдельный документ (рис. 2 на с. 51).

Вид и технические характеристики имущества. Это подробное описание, в котором указываются наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (его копию прилагают к соглашению).

Заметим, имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться по доверенности. Тогда приводятся реквизиты договора аренды или доверенности.

Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае, если использует имущество в своих интересах. Поэтому важно указать, что оно требуется для выполнения служебных задач. Например, так: «В связи с тем что в обязанности работника входит доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды осуществляются на личном автомобиле». Обоснование можно привести и в другом документе. Допустим, в должностной инструкции, а в соглашении на нее сослаться.

Размер компенсации. Выплаты полагаются сотруднику только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Лучше всего определить ежедневную сумму. Если технику используют постоянно, количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Необходимость использования имущества должна быть обусловлена функцией сотрудника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами. Если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт (рис. 3). В нем указывают количество дней использования этого имущества.

Это интересно:  Где получить загранпаспорт, если документы сдавать в МФЦ, и правила выдачи внешнего удостоверения личности

Работодатель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере — Трудовой кодекс его не ограничивает. Однако для налогового учета выплаченных компенсаций за использование личных автомобилей в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрены нормы (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация покрывает лишь износ имущества. Но в связи с использованием имущества у работника возникает необходимость, например, в услугах связи, расходных материалах, программном обеспечении. Работодатель может оплачивать это сам или возмещать сотруднику его затраты.

Еще один важный момент. Если имущество использовать и для личных нужд, и в трудовой деятельности, то возмещаться, конечно, будут лишь производственные затраты. Их размер можно указать в том же акте, составляемом по итогам месяца.

Срок действия соглашения. Работодатель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только не больше указанного в срочном трудовом договоре.

Ситуация. Когда компенсация не выплачивается

Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с сотрудником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Ему посвящена глава 36 ГК РФ.

Договор аренды

Арендные отношения регулируются главой 34 ГК РФ. По договору аренды арендодатель предоставляет свое имущество за плату во временное владение и пользование арендатору (ст. 606 ГК РФ). В нашем случае арендодателем выступает сотрудник, арендатором — работодатель. Мы уже подробно рассказывали об этом виде договора и сейчас напомним только основные положения.

Советуем обратиться к статье «Все о договоре аренды» // Упрощенка, 2008, № 1

В договоре аренды указываются:

— предмет аренды и его технические характеристики;

— порядок пользования имуществом;

— обязанности сторон по его содержанию;

— размер арендной платы и порядок ее выплаты;

— условия досрочного расторжения договора.

Срок действия договора. Согласно пунктам 1 и 2 статьи 610 ГК РФ договор аренды может быть как срочным, так и бессрочным (то есть без определенного срока). При заключении бессрочного договора каждая из сторон вправе в любое время от него отказаться, предупредив другую за один месяц, а при аренде недвижимого имущества — за три.

Арендная плата. Арендатор перечисляет арендодателю вознаграждение — арендную плату. Арендная плата может быть установлена в виде :

— твердой суммы, вносимой единовременно или периодически;

— доли продукции, денежных доходов или других результатов деятельности, полученных при использовании арендованного имущества;

— переданного имущества или услуг, оказываемых арендатору.

Допускается и сочетание разных форм (п. 2 ст. 614 ГК РФ). Например, арендная плата за автомобиль может быть равна постоянной величине плюс проценты от выручки, полученной за выполненные на нем перевозки.

Порядок использования имущества. Арендатор обязан эксплуатировать имущество в соответствии с его назначением и условиями договора. Если это нарушается, арендодатель вправе потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

Содержание имущества. Согласно пункту 2 статьи 616 ГК РФ поддерживать арендованное имущество в исправности, содержать его и делать текущий ремонт должен арендатор. Причем за свой счет. Однако договор может быть составлен таким образом, что эти обязанности могут быть возложены на арендодателя.

Об обязанностях арендатора и арендодателя читайте также на с. 11

Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено договором, всегда проводит арендодатель в срок, установленный сторонами. А если он не обговорен, то в разумный срок.

Если владелец имущества не проводит капитальный ремонт, арендатор вправе:

— организовать ремонт своими силами и взыскать за него деньги с арендодателя;

— потребовать снижения арендной платы;

— обратиться в суд для расторжения договора или возмещения убытков.

Несколько слов об аренде транспортного средства. Она может быть с экипажем, когда арендодатель не только предоставляет кому-то автомобиль, но и управляет им, а может быть без экипажа. Первый вариант арендодателю выгоднее, если он сам числится у арендатора водителем. Правда, тогда за текущий и капитальный ремонт отвечает тоже он. Второй вариант предполагает, что ремонт выполняет арендатор.

Независимо от того, какой заключен договор аренды транспортного средства, расходы на эксплуатацию, топливо и другие материалы несет арендатор. При заключении договора аренды без экипажа у него появятся дополнительные траты на страхование автомобиля и своей ответственности.

Образец договора аренды транспортного средства без экипажа, заключенного между работодателем (арендатором) и сотрудником (арендодателем), приведен на рис. 4 (с. 56 и 57).

Передача имущества по договору аренды подтверждается актом приема-передачи (рис. 5 на с. 58). Такой же документ составляется при возврате имущества арендодателю.

Какой вариант выбрать?

Итак, мы разобрали, как составить соглашение об использовании имущества сотрудника в целях работодателя и договор аренды. Теперь выясним, какой из них лучше заключать с той или иной точки зрения.

Соглашение оставляет право на владение и распоряжение имуществом за сотрудником. Другими словами, он продолжает свободно распоряжаться, допустим, мобильным телефоном, только деловые звонки оплачивает уже организация. Заметим, что кроме владельца никто другой не может использовать имущество в трудовой деятельности.

При договоре аренды объект переходит во владение и в пользование работодателю. Например, сданный в аренду компьютер будет задействован только на работе. К тому же к нему смогут иметь доступ и другие работники организации или индивидуального предпринимателя.

Детально об учете рассказано в статье «Компенсации за использование имущества в служебных целях» // Упрощенка, 2006, № 8

Что касается налогового учета и налогообложения, остановимся на главном.

Соглашение об использовании имущества. Как уже указывалось, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок учитываются в расходах в пределах норм. Они введены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Так, налоговую базу можно уменьшить:

— на 1200 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;

— 1500 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см;

— 600 руб. — если использовались мотоциклы.

Выплаты за распоряжение другим имуществом, в том числе грузовыми автомобилями, а также суммы компенсаций сверх норм в расходах не признаются.

Компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, выданные в пределах норм, не облагаются:

— ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238), а значит, и пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ);

— взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765);

— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Здесь стоит заметить, что нормы выплаты компенсаций для определения базы по НДФЛ и страховым взносам законодательно не установлены. А нормы для компенсаций за использование легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены исключительно для исчисления налога на прибыль и налога при УСН. И использовать их при расчете НДФЛ и страховых взносов налогоплательщики не обязаны, хотя Минфин в некоторых разъяснениях это советует.

Как же лучше поступить? Согласно статье 188 ТК РФ размер компенсаций должен быть установлен в соглашении. Следовательно, суммы компенсации, превышающие размер, указанный в соглашении, облагаются НДФЛ и взносами в ПФР и ФСС.

Договор аренды. Перечисленная арендная плата относится на расходы согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. С выплат по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу имущества в пользование, ЕСН не взимается (п. 1 ст. 236 НК РФ). Следовательно, на суммы, положенные сотрудникам по договорам аренды их личного имущества, пенсионные взносы начислять не нужно. Взносы на случай травматизма с них тоже не перечисляются (п. 22 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765). А вот НДФЛ с арендной платы потребуется удержать и уплатить в бюджет (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом сумма перечисленного в бюджет НДФЛ учитывается в составе расходов на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Кроме того, заключив договор аренды, «упрощенец» сможет учесть в налоговой базе расходы, связанные с использованием арендованного имущества (например, стоимость ГСМ, затраты на ремонт и т. д.), если по договору аренды подобные затраты несет арендатор.

Получается, что налогоплательщику выгоднее будет заключить договор аренды, но рассмотрим некоторые примеры.

ООО «Медуза», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, использует личный автомобиль Е.Д. Воронкова (объем двигателя 1300 куб. см). Организация выплачивает сотруднику 300 руб. за один рабочий день. В августе 2008 года автомобиль эксплуатировали весь месяц. Определим, что было бы лучше заключить в этом случае: соглашение об использовании личного имущества сотрудника в трудовой деятельности или договор аренды.

В августе 21 рабочий день. Организация выплатила сотруднику компенсацию в сумме 6300 руб. (300 руб.#21 раб. дн.).

Вариант 1. ООО «Медуза» подписало с Е.Д. Воронковым соглашение об использовании его автомобиля.

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб. Поэтому уменьшить налоговую базу можно только на эту сумму (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Сверхнормативная сумма компенсации 5100 руб. (6300 руб. – – 1200 руб.) в налоговый учет не попадет.

Так как компенсация выплачена в пределах норм, установленных соглашением, НДФЛ и страховыми взносами она не облагается.

Вариант 2. ООО «Медуза» заключило с Е.Д. Воронковым договор аренды.

Взносы в ПФР и ФСС не начисляются, а НДФЛ составит 819 руб. (6300 руб.#13%).

Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в расходы можно включить перечисленную арендную плату — 5481 руб. (6300 руб. – 819 руб.) и НДФЛ — 819 руб.

Сравнив суммы расходов, которые можно будет учесть в том и другом случае (1200 руб.

Используем личное имущество сотрудника: Компенсация за использование в служебных целях

Компаниям иногда удобнее пользоваться личным имуществом сотрудников, нежели приобретать или брать в аренду подобное имущество. В этом случае работник, использующий собственное имущество в служебных целях, получает соответствующую компенсацию от работодателя. При выплате такой компенсации возникают «подводные камни», о которых бухгалтер может и не подозревать.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В качестве личного имущества сотрудника, которым пользуется компания, обычно выступает автомобиль или мобильный телефон. Сначала рассмотрим вариант с выплатой компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях.

Используем автомобиль сотрудника

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Сразу предупредим, что приведенные в этом документе нормы настолько далеки от действительности, что ни один работник не согласится использовать свой автомобиль в служебных целях за такие деньги. Поэтому суммы компенсации организации обычно устанавливают в суммах, значительно превышающих действующие нормативы. Это не является нарушением, но при налогообложении прибыли компания сможет учесть в расходах не всю сумму компенсации, а только в пределах норм (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Приведем нормативы, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. По легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя:
— до 2000 куб. см включительно 1200 рублей в месяц;

— свыше 2000 куб. см 1500 рублей в месяц.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций (Письмо УФНС по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115).
Для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

Следует обратить внимание на следующий важный момент. По мнению чиновников, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов. Это означает, что затраты на ГСМ, ремонт, возмещаемые сотруднику по представленным им в бухгалтерию документам, фактически учитываться в расходах при налогообложении прибыли не могут, ведь понятно, что эти затраты, учитывая сложившиеся цены на бензин, запасные части для авто, гораздо выше норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ на сегодняшний день.

Однако мнение чиновников небесспорно. Если обратиться к статье 188 ТК РФ, то видно, что компенсация и возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, – не тождественные понятия. Там сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Поэтому можно сделать вывод, что сумма компенсации может быть зафиксирована отдельно, а расходы, связанные с использованием автомобиля (такие как ГСМ и ремонт) возмещаться по факту – по подтверждающим документам. И при этом сумму возмещения организация, на наш взгляд, вправе учитывать в расходах при налогообложении прибыли в полном объеме, а сумму непосредственно компенсации – в пределах норм.
Также необходимо учитывать, что расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. На это неоднократно обращают внимание чиновники в своих разъяснениях (Письмо УФНС по г. Москве от 22 февраля 2007 г. № 20-12/016776).

Если сотрудник, использующий личный автотранспорт в служебных целях, в каком-то месяце находился в отпуске, командировке или, допустим, болел, то в такой ситуации налоговики не разрешат отнести всю сумму норматива на расходы в целях налогообложения прибыли. В такой ситуации, если организация предпочтет пойти наименее рискованным путем, лучше всего отнести на расходы норматив в той части, что приходится на количество дней нахождения сотрудника на рабочем месте.

Более того, в пользу организации по данным спорам высказался и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06: «Предельные нормы расходов организаций на выплату таких компенсаций, предусмотренные Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92, установлены в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса в целях формирования расходов налогоплательщиков — организаций при исчислении налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога иной категории налогоплательщиков — физических лиц».
А вот ФАС Уральского округа в Постановлении от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2 вынес решение в пользу налогового органа, доначислившего НДФЛ на всю сумму компенсации, выплаченной сотруднику. Правда, решающую роль сыграло то обстоятельство, что организацией не были представлены соглашение, заключенное между работником и работодателем, о размере компенсации, а также расчеты (калькуляция) выплачиваемых работникам компенсаций. Поэтому позаботьтесь о наличии в организации всех этих документов в случае, если вы приняли решение не удерживать НДФЛ со всей суммы компенсации.

Используем мобильный телефон сотрудника
При выполнении своих трудовых обязанностей сотрудникам часто приходится делать звонки с мобильных телефонов в «служебных целях». Многие компании, понимая данную ситуацию, компенсируют сотрудникам часть расходов на мобильную связь, либо выдают им сим-карты, предназначенные исключительно для осуществления «служебных» звонков.
При этом не многие компании наряду с выдачей сим-карты готовы предоставить сотрудникам мобильный телефон. Поэтому сотрудники вынуждены использовать в служебных целях личные мобильные телефоны. Если компания не будет выплачивать им компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, могут возникнуть негативные последствия. Дело в том, что использование личного телефона сотрудника в служебных целях (использование личного телефона для звонков по долгу службы) налоговики могут расценить как получение компанией от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов), которое должно формировать внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ). Такая позиция изложена, к примеру, в Письме УФНС по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156.

Поэтому во избежание налоговых рисков по налогу на прибыль мы рекомендуем организациям за такое пользование выдавать сотрудникам компенсацию. Как и в случае использования в служебных целях личного автомобиля основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, будет являться приказ руководителя организации, в котором установлен размер такой компенсации. В отличие от компенсации за использование автомобиля компенсация за использование телефона не нормируется в целях налогообложения прибыли, поэтому организация может отнести на расходы всю сумму компенсации.
Но при этом важно отметить, что компания должна иметь доказательства использования личного телефона сотрудников в служебных целях. Этими документами могут быть:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— приказ на установление лимитов расходов на мобильную связь;
— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона и/или сим-карты;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о произведенных расходах (если услуги связи оплачивал сам сотрудник);
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Что касается НДФЛ, то денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (Письмо УФНС по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115). В этом же письме говорится, что организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.

Источник: ЗАО АК «Арт-Аудит»

Альбина Островская, ведущий налоговый специалист консалтинговой компании «ТаксОптима»

Статья написана по материалам сайтов: www.kdelo.ru, www.klerk.ru, www.audit-it.ru, hr-portal.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector