Займ сотруднику под проценты

Организация предоставила сотруднику процентный заем на приобретение автомобиля сроком на два года. Возврат займа будет производиться в форме удержаний из заработной платы данного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения.

Каков порядок ведения бухгалтерского и налогового учета (налог на прибыль) операций по выдаче и погашению займа? Каков порядок исчисления НДФЛ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для целей бухгалтерского учета денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются в составе доходов и расходов организации. Проценты, причитающиеся заимодавцу, признаются прочими доходами ежемесячно на последнюю дату отчетного периода.

Денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов и доходов. Суммы полученных процентов признаются внереализационными доходами организации-займодавца.
В случае возникновения материальной выгоды от экономии на процентах за пользование займом у сотрудника организации она подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 35%.

Обоснование вывода:

1. Бухгалтерский учет

Для целей бухгалтерского учета денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются в составе доходов и расходов организации (п. 2 ПБУ 9/99 Доходы организации» (далее — ПБУ 9/99), п. 3 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99)).

На первый взгляд, процентный заем, выданный Вашей организацией своему сотруднику, следует квалифицировать в качестве финансовых вложений (п. 3 ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» (далее — ПБУ 19/02)) и, соответственно, учитывать на субсчете «Предоставленные займы» счета 58 «Финансовые вложения».

Рассматриваемый заем удовлетворяет, по меньшей мере, двум условиям, установленным в п. 2 ПБУ 19/02, единовременное выполнение которых позволяет для целей ПБУ 19/02 принять актив к бухгалтерскому учету в качестве финансового вложения:

— наличие оформленного договора займа;

— получение экономических выгод в форме процентов в будущем.

Не так очевидно наличие у организации финансового риска, связанного с потерей должником платежеспособности, так как платежеспособность работника контролируется и управляется работодателем, по крайней мере, до тех пор, пока заемщик является работником организации. Но в случае увольнения работника непогашенный заем перейдет в другую категорию, а именно в категорию займов, выданных физическим лицам, не связанным с данной организацией трудовыми отношениями.

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция по применению Плана счетов), информация о расчетах с работниками организации по предоставленным им займам отделена от информации, собираемой на счете 58, субсчет «Предоставленные займы».

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по предоставленным им займам предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам». Отметим, что корреспонденцией счетов к счету 73 предусмотрено погашение задолженности работника, в частности, и через удержания из сумм по оплате труда (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»), как в рассматриваемой ситуации.

Проценты, причитающиеся заимодавцу, в бухгалтерском учете признаются прочими доходами ежемесячно на последнюю дату отчетного периода (п.п. 7, 10.1, 16 ПБУ 9/99).

В отношении возможности возврата сотрудником суммы полученного займа путем удержаний из его заработной платы хотелось бы обратить внимание на следующее.

Другие случаи удержания из заработной платы предусмотрены по основаниям, указанным в других федеральных законах. Возможность удержания из заработной платы в счет погашения займа, выданного работнику работодателем, в них не предусмотрена.

Статьей 138 ТК РФ установлены максимальные размеры удержаний из заработной платы работников: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Иными словами, у работодателя отсутствует право производить удержания из заработной платы работника в счет погашения выданного ему займа. Указанный вывод следует из норм трудового законодательства.

Однако в различных публицистических материалах нередко озвучивается точка зрения, согласно которой работодатель вправе производить любые удержания из заработной платы работника при наличии заявления последнего. Сторонники этой точки зрения утверждают, что трудовое законодательство не содержит ограничений на удержания из заработной платы по заявлению работника. Отмечается также, что отношения между работником и организацией по договору займа имеют гражданско-правовой характер и не являются трудовыми, поэтому ограничения, предусмотренные ст. 137 и ст. 138 ТК РФ, на них не распространяются.

Однако, по нашему мнению, сторонники этой точки зрения не учитывают то обстоятельство, что заработная плата является непременным элементом трудовых отношений. И именно в силу этого законодателем приняты меры к ее охране от различных удержаний со стороны работодателя. Обращаем Ваше внимание, что нормы ст. 137 ТК РФ согласуются и с положениями ст. 8 Конвенции международной организации труда от 01.07.1949 N 95 «Относительно защиты заработной платы».

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации у работодателя отсутствует право на удержание из заработной платы сотрудника денежных средств в счет погашения полученного им займа вне зависимости от размера указанных удержаний.

С нашей точки зрения, предпочтительнее, чтобы после получения заработной платы работник добровольно вносил денежные средства в кассу работодателя в счет выплаты займа либо перечислял их на расчетный счет работодателя.

Таким образом, процентный заем, выданный организацией своему сотруднику, отражается в учете организации-заимодавца следующими проводками:

Дебет 73 Кредит 50 (51)
— отражена выдача займа работнику;

Дебет 50 (51) Кредит 73
— отражено погашение займа сотрудником;

Дебет 73 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»
— начислены проценты работнику по договору займа за соответствующий период;

Дебет 50 (51) Кредит 73
— работник выплатил сумму процентов организации.

Если организацией будет принято решение удерживать сумму займа из заработной платы сотрудника (при наличии соответствующего условия в договоре займа), отражайте эту операцию так:

Дебет 70 Кредит 73
— деньги, причитающиеся с работника в счет погашения займа, удержаны из заработной платы.

Вопросам отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче займа организацией посвящено письмо УМНС по г. Москве от 03.01.2002 N 26-12/472.

2. Налогообложение

2.1. Налог на прибыль

Денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов и доходов (п. 12 ст. 270, пп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Для организации-заимодавца суммы, полученные в виде процентов по договорам займа, признаются внереализационными доходами (п. 6 ст. 250 НК РФ).

2.2. НДФЛ

В силу ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный физическим лицом, являющимся налоговым резидентом РФ, в том числе от источников в РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, в том числе доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, является, в частности, материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организаций. Материальная выгода может образоваться в том числе и при получении займа на приобретение автомобиля.

Подпункт 1 п. 2 ст. 212 НК РФ определяет, что при получении дохода в виде материальной выгоды, указанной в пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, налоговая база определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из двух третьих действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.

Из данных норм следует, что доход в виде материальной выгоды образуется у физического лица — заемщика в случае, если по условиям договора размер процентов, причитающихся к уплате, составляет менее двух третьих ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ, действующей на каждую дату уплаты процентов по займу.

При этом пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ устанавливает, что датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды признается день уплаты физическим лицом процентов по полученным заемным средствам. Следовательно, чтобы рассчитать, чему равна полученная заемщиком материальная выгода, нужно использовать ставку рефинансирования на день выплаты процентов.

В соответствии с п. 2 ст. 224 НК РФ материальная выгода от экономии на процентах за пользование займом, полученная сотрудником организации, подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 35%.

На основании п. 1 ст. 226 НК РФ организация признается в рассматриваемой ситуации налоговым агентом. Следовательно, ей следует исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога.

При каждой выплате заемщиком — физическим лицом процентов организация должна проверить, получил ли он материальную выгоду (экономию на процентах).

К сведению:

Согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-I «О банках и банковской деятельности» размещение денежных средств от своего имени и за свой счет, в том числе передача денег в рамках договора процентного займа, только в том случае, если такая передача осуществлена кредитной организацией за счет привлеченных во вклады денежных средств физических и юридических лиц, рассматривается в качестве банковской операции, осуществлять которую могут только имеющие лицензию Банка России юридические лица. Иными словами, если Ваша организация выдаст процентный заем сотруднику за счет собственных средств, то эта операция не будет подпадать под понятие лицензируемой деятельности.

Отметим также, что операция по выдаче (возврату) займа в денежной форме, включая проценты по нему, не является объектом обложения НДС на территории РФ (пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Самойлюк Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Займ сотруднику организации

Как взять взаймы на личные нужды у своей компании

Многие компании оказывают финансовую поддержку своим сотрудникам, предоставляя займы на более выгодных условиях, чем кредит в банке. Как учредитель вы можете взять деньги в долг, независимо от того, являетесь работником или нет. Как правильно оформить заём? Какие условия будут выгодны для обеих сторон?

Как известно, учредитель не может свободно распоряжаться выручкой своей организации. Его доходом является только сумма, полученная в виде дивидендов. К тому же, существуют ограничения, когда дивиденды выплачивать нельзя. Но если вам нужны деньги на личные нужды, то компания может вас выручить и дать в долг необходимую сумму. Если брать деньги под символический процент или без него, то нужно заплатить НДФЛ от материальной выгоды.

Для получения займа необходимо подписать договор. Типовую форму договора можно найти в интернете и переделать под себя. Если вы одновременно являетесь и учредителем, и генеральным директором, то договор будет подписан одним лицом. После подписания договора вы сможете взять денежные средства наличными из кассы организации, выписав РКО, либо перевести сумму займа на банковскую карту.

Условия в договоре, на которые следует обратить внимание

• сумма займа и период пользования;
• срок возврата денежных средств: вы можете погашать долг частями — ежемесячно или единовременно целой суммой;
• порядок возврата: если вы также являетесь сотрудником в компании и получаете зарплату, то можете возвращать заём путем удержания суммы из заработной платы либо самостоятельно перечислять деньги на расчетный счет или вносить наличными в кассу;
• размер и условия погашения процентов: фирма может предоставить беспроцентный заём или выдать деньги под проценты.

Конечно, вам бы хотелось воспользоваться деньгами без дополнительных затрат, но с процентами не все так просто: слишком выгодный заём обяжет вас заплатить НДФЛ с материальной выгоды.

НДФЛ государству или проценты компании?

По законодательству, если вы получаете беспроцентный заём или заём под проценты ниже чем 2/3 от ставки рефинансирования ЦБ РФ (сейчас это 5,5%), то у вас возникает материальная выгода. Она рассчитывается на день, когда вы возвращаете беспроцентный заём, или день, когда выплачиваете проценты. Материальная выгода облагается НДФЛ по ставке 35%.

Как рассчитывается материальная выгода, и что это вообще такое, удобнее рассмотреть на примерах.

Пример 1: беспроцентный заём

Материальную выгоду считаем следующим образом:

• 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ * сумма займа / 365 * срок предоставления денег (календарные дни)
• Материальная выгода: 5,5% * 100 000 руб. / 365 * 291 = 4 384 руб. 93 коп.
• НДФЛ: 4 384 руб. 93 коп. * 35% = 1534 руб. 72 коп необходимо заплатить государству за пользование беспроцентным займом.

Пример 2: символический процент

В таком случае материальная выгода рассчитывается так:

• (2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ — ставка процентов по договору займа) * сумма займа / 365 * срок начисления процентов
• Материальная выгода = (5,5% — 2%) * 100 000 руб. / 365 * 291 = 2790 руб. 41 коп.
• НДФЛ: 2790 руб. 41 коп. * 35% = 976 руб. 64 коп.

Если учредитель одновременно является директором организации и получает заработную плату, то НДФЛ можно удержать из зарплаты и перечислить в бюджет государства. В случае, если учредитель в организации не работает и не получает выплат от фирмы, то организация должна сообщить учредителю и в свою налоговую о невозможности удержания НДФЛ. Это нужно сделать в срок не позднее месяца со дня окончания года, в котором была получена материальная выгода. Такое уведомление подается в виде справки 2-НДФЛ. Учредитель должен самостоятельно перечислить НДФЛ в бюджет государства и подать декларацию 3-НДФЛ.

Получается, что просто так взять деньги в долг у компании невозможно. Минимум 1,925 % годовых (5,5 * 0,35) вам все же придется заплатить государству или 5,5% — своей организации. Чаще всего бизнесмены делают выбор в пользу своей компании и берут заём под 5,5 % годовых.

Исключение: заём на покупку жилья

Если деньги, полученные в долг без процентов или по низкой ставке, были потрачены на приобретение жилья, то государство освобождает от НДФЛ полученную материальную выгоду, но при условии, что у вас есть право на имущественный вычет. После оформления покупки и регистрации права собственности вам нужно будет подтвердить имущественный вычет соответствующим уведомлением. Его следует запросить в налоговой по месту регистрации.

До получения уведомления о предоставлении имущественного вычета материальная выгода рассчитывается на день возврата беспроцентного займа или день уплаты процентов и облагается НДФЛ, затем производится перерасчет и удержанный НДФЛ возвращается.

Порядок выдачи займа сотруднику от организации

Крупные и прибыльные организации нередко выдают займы персоналу. Так руководство поощряет работника за хороший труд или удерживает его на рабочем месте.

Для персонала такой кредит предпочтительней и выгодней, чем банковский. Обычно начальство выдает деньги труженикам за символические проценты или без них.

Займ выдается на потребительские нужды или конкретные цели. Сделка оформляется соответствующим договором в соответствии с ГК РФ.

Что это такое

Часто сотрудники обращаются за получением ссуды не в кредитную организацию, а к работодателю, т. к. в этом случае деньги можно взять в долг без переплаты.

Условия займа индивидуальны и устанавливаются руководством. Для его оформления работник пишет заявление, в котором указывает причины необходимости в деньгах и цели их расходования. Составляется договор, в нем отражают условия сделки. Он начинает действовать с момента получения суммы.

Данный факт работник подтверждает следующими документами:

Беспроцентный кредит от организации сотрудник вправе выплатить досрочно. Если в соглашении срок погашения долга не указан, то возместить его заемщик обязан по требованию руководства в 30-дневный срок.

Погашать ссуду труженик может наличными через кассу работодателя, перечислять на счет, суммы могут удерживаться из его заработка. Конкретный порядок необходимо отразить в договоре.

Займ выдается наличными либо перечисляется на счет или карту работника. НДФЛ с беспроцентной ссуды удерживается с получателя средств.

Нормативная база

Договор займа между работодателем и сотрудником составляется на основании положений главы 42 ГК. Ссуда является беспроцентной в соответствии со ст. 809 ГК.

Законодательство не содержит ограничений и запретов на выдачу сумм работникам в долг. В бухучете данная операция должна быть грамотно отражена. Правильно нужно составлять соглашение, обязательно указать факт беспроцентного пользования деньгами.

Организация или учредитель, выдающие ссуду, с ее суммы никакие налоги не платят. За уплату НДФЛ несет ответственность только заемщик.

При покупке на заемные средства жилья следует запросить у ИФНС справку о применении налогового вычета.

Компания вправе выдать труженику займ не только деньгами, но и товаром. Об этом свидетельствует п. 1 ст. 807 ГК.

По ст. 812 ГК сотрудник вправе оспорить соглашение, если имущество или деньги переданы ему не в том объеме и не так, как предполагалось. В данной ситуации договор является недействительным.

Возврат долга в сроки и в порядке, установленном в соглашении, предполагает ст. 810 ГК.

Цели кредита

Займ сотруднику от организации может выдаваться на личные нужды или определенные мотивы. Закон не содержит ограничений на использование полученных таким способом средств.

Ссуда от работодателя выдается на следующие цели:

• возведение дома или приобретение участка под застройку;
• строительство гаража;
• покупка машины;
• строительство или приобретение готового жилья;
• покупка электроники и другие бытовые приобретения;
• отдых и лечение;
• оплата образования.

Если займ выдан на определенные цели, кредитор вправе запросить у заемщика бумаги, подтверждающие целевое расходование средств. В противном случае сделка может быть расторгнута.

Гражданское законодательство не ограничивает время погашения займа и его пролонгации. Обычно руководство выдает персоналу деньги в долг на срок до года, но он вправе продлить его на свое усмотрение.

Заемщик должен предоставить работодателю уведомление от ИФНС о том, что из его заработка не нужно взимать налог с материальной выгоды. Для получения бумаги гражданину необходимо подтвердить целевое использование средств.

Документальное оформления займ сотруднику от организации

Сначала сотрудник, желающий получить от работодателя деньги в долг, пишет заявление.

В нем он указывает:

• планируемое расходование средств:
• сумму;
• желаемый срок пользования ссудой;
• способ погашения (например, ежемесячное удержание определенного процента от заработка).

Как оформить заявление правильно подскажет бухгалтер, о правилах составления документа можно прочитать в интернете. Никаких других бумаг от работника не требуется. Все данные о нем есть в кадровой службе организации.

Договор займа между юрлицом и гражданином оформляется только в письменном виде. Подтверждает наличие соглашения и его положения расписка сотрудника либо другой документ, свидетельствующий о передаче определенной суммы или имущества. Например, акт передачи.

В соглашении нужно указать данные сторон, их права, обязанности, ответственность, основные условия сделки, достигнутые при предварительной договоренности, подписи заемщика и кредитора. Компания ставит печать на документ.

Для каждой стороны оформляется один экземпляр документа. При значительной сумме ссуды следует составить график ее погашения в качестве приложения к договору.

Работодателям необходимо знать, можно ли удерживать часть средств из зарплаты заемщика, если он добровольно не погашает задолженность. Такой вариант допустим, если прописан в договоре. При указании в соглашении другого способа возвращения долга, например, перечислением на счет компании, самовольно удерживать деньги из зарплаты недопустимо.

Если должник не возвращает деньги в установленный срок, он обязан уплатить проценты, их размер прописан в ст. 395 ГК за каждый день просрочки (ст. 811 ГК).

Обычно процент начисляется раз в месяц, если иной порядок не предусмотрен соглашением (ст. 809 ГК).

Если проценты в соглашении не отражены, то они определяются по учетной ставке, актуальной на день погашения ссуды или ее части (ст. 809 ГК).

Если сумма выдана бессрочно, т. е. до востребования, то возместить ее труженик должен за 30 дней с даты предъявления компанией требования об этом (ст. 810 ГК).

Перед тем как выдать ссуду директору, нужно ознакомиться с законодательством об ООО и АО в отношении сделок с заинтересованностью. Составлять договор займа или нет решается собранием участников ООО или акционеров. От лица организации соглашение подписывает учредитель. Такой порядок необходим при выдаче крупного займа, сумма которого превышает ¼ стоимости активов по данным бухучета за последний отчетный период.

Условия соглашения любая из сторон вправе изменить из-за трудного финансового положения. Нередко руководство заменяет составленный ранее договор займа на документ о дарении или «прощении» долга.

Как взять займ под расписку в Москве — читайте тут.

Условия договора

В договоре отражают:

• сумму ссуды;
• процесс и сроки погашения долга (одним платежом или частями);
• способ возврата средств: внесение наличных в кассу или безналом на счет;
• размер процентов и периодичность их начисления и погашения;
• порядок урегулирования споров;
• непредвиденные обстоятельства.

Сотрудник, получающий заработок от организации-кредитора может погашать займ путем удержания определенной суммы из зарплаты.

Бухгалтерские проводки

Выданные персоналу ссуды относятся к прочим операциям.

Для отражения заемных средств предназначен счет 73.1. основные бухгалтерские проводки представлены в таблице:

Договор займа сотруднику с процентами

Получить кредит в банковских учреждениях не так-то просто, а процентные ставки не всем по карману. Многие коммерческие организации идут навстречу своим сотрудникам и предоставляют займ.

Как правило, такой кредит выдается под небольшие проценты, установленные компанией. Между сотрудником и организацией обязательно заключается договор заема. Рассмотрим, как правильно его составить и на каких условиях выдается финансовая помощь.

Требования к работнику и к организации

Отношения, возникающие в результате выдачи денежного займа от предприятия сотруднику, регулируются гл. 42 ГК. Законодательством не озвучены особые требования, которые выдвигают к работнику или компании.

Также на данный процесс не накладываются какие-либо запреты. Но, существуют ситуации, на которые налоговая служба обратит внимание.

Следует обратить внимание, что организации, которые предоставляют займ, не должны иметь долговые обязательства перед налоговой службой.

Поскольку все денежные операции проводятся по учету компании, то работник, получаемый заем, должен быть официально трудоустроен в организации.

Для каких целей может быть выдан займ

Как правило, подобная финансовая помощь требуется сотрудникам на решение личных проблем.

К ним можно отнести:

• приобретение недвижимости;
• оплату за обучение;
• покупку автомобиля;
• оплату лечения.

Займодавец вправе потребовать, чтобы в договоре займа была указано, для каких целей выдается денежная сумма.

В таком случае кредитор может в любой момент попросить заемщика, чтобы он предоставил подтверждение того, что финансы были потрачены по назначению.

Таким подтверждением может быть соглашение с ВУЗом, чек на покупку медикаментов, договор купли-продажи квартиры.

Если заемщик отказывается предоставлять подобную информацию или потратил деньги не по назначению, то займодавец может досрочно расторгнуть договор.

Как сотруднику составить заявление

Работник желающий получить от организации кредит должен подать заявление. Это первый шаг на пути к заключению соглашения о займе.

В заявление необходимо указать следующую информацию:

• цель заема;
• сумму кредита;
• срок, в течение которого, сотрудник обязуется вернуть долг;
• периодичность выплат.

Документ составляется на имя директора. Желательно, чтобы присутствовала фраза о том, что работник обязуется вернуть всю сумму долга в случае увольнения. Заявление обязательно содержит подпись сотрудника и дату.

Составляется оно от руки. Свое решение руководитель организации отмечает на этом же документе. При этом он указывает полное наименование организации, ставит печать и подпись.

С образцом заявления можно ознакомиться по этой ссылке.

Получив такой документ, руководитель компании рассматривает его. При этом он учитывает финансовое положение организации и заинтересованность работника в дальнейшей деятельности в стенах своей компании.

По результатам решения к заемщику кредитор может выдвинуть дополнительные условия:

1. При прошении беспроцентного займа, начальник может предложить работнику ссуду, только под установленные проценты.
2. Потребовать предоставление поручителя, который должен быть из числа сотрудников предприятия.
3. Провести заключение сделки путем созыва комиссии (в нее входят лица, занимающие в компании руководящие посты). Решение принятое такой группой фиксируется протоколом.
4. Настаивать на оформлении займа, путем заключения целевого соглашения. В таком случае деньги выдаются только под цели указанные в заявление. При этом сотрудник обязуется подавать отчет кредитору о потраченных суммах.

Если прибегают к поручителям, тогда такие сотрудники берут на себя обязанность погасить имеющиеся задолженность. С такими сотрудниками необходимо составить отдельный договор поручительства.

Необходимые документы и сведения

Оформляя договор займа между работником и организацией нужно подготовить следующие документы:

• утвержденное начальником заявление сотрудника, в котором он просит о ссуде;
• паспорт работника;
• наличие директора или другого лица, которое вправе подписывать подобные документы.

Соглашение оформляется в трех экземплярах. Один передается заемщику, второй займодавцу, а третий в отдел бухгалтерии. Стороны должны поставить дату и подпись под договором. Со стороны организации проставляется также печать.

Важно обратить внимание на следующий момент. В ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечено, что любые денежные или расчетные операции не проходят без подписи главного бухгалтера. Без нее совершенные действия считаются недействительными.

Поскольку соглашение займа предполагает передачу денежных средств, то помимо резолюции уполномоченного лица, должна быть подпись главного бухгалтера.

Размер и сроки выплаты денежных средств

Заключенное соглашение включает сумму кредита и срок в течение, которого его необходимо погасить. Также необходимо указать о начисление процентов. Ее размер устанавливается по согласованию сторон.

Законодательство четко прописывает, что договор, в котором не указана процентная ставка, все равно считается возмездным. В таком случае руководствуются ст. 809 ГК.

В ней отмечается, что проценты начисляются исходя из ставки рефинансирования центрального банка РФ. Берется та ставка, которая действует в день выплаты всего долга или его отдельной части.

Стороны договариваются о сроке займа и о порядке выплаты начисленных процентов.

Если в рамках договора не оговорен порядок выплаты процентов, то они начисляются на каждый месяц, пока не заканчивается срок соглашения.

В случае если стороны не прописали срок окончания сделки, тогда законом предусмотрено, что займодавец может в любой момент спросить с заемщика долг.

Согласно ст. 810 ГК РФ заем должен быть возвращен через 30 дней с момента предъявления требования о возврате от кредитора.

Какие МФО предоставляют деньги в долг по паспорту, с доставкой на дом, без залога, смотрите в таблице.

Составление и оформление договора процентного займа

В В ст. 807 Гражданского кодекса РФ указано, что при договоре займа одна из сторон передает имущество или денежные средства другой. Лицо, предоставляющее кредит, именуется займодавцем, а получающее – заемщиком. Должник обязуется вернуть кредитору сумму в полном размере.

Согласно договору займа организация передает денежные средства физическому лицу, в данном случае сотруднику. Поскольку в качестве займодавца выступает юридическое лицо, то сделка обязательно оформляется в письменном виде. Данное условие прописано в ст. 808 ГК РФ.

Договор займа не должен содержать пунктов, о том, что взамен выданной суммы денег, сотрудник возвращает какие-либо вещи. В противном случае, такое соглашение будет трактоваться, как договор купли-продажи.

При оформлении займа существуют некоторые ограничения. Например, может потребоваться согласие учредителей на выдачу кредита.

Происходит это в таких случаях:

1. При совершении большой сделки. Происходит в том случае, когда размер кредита превышает 25% суммы актива предприятия. Сверка осуществляется по последнему отчету компании. Решение по выдаче такой ссуды принимается собранием ее участников. При отсутствии такой резолюции заключенное соглашение может быть признано неправомерным.
2. Если сделка считается заинтересованной. К такому соглашению относят ссуды, выдаваемые главному руководителю, например генеральному директору. При этом не имеет значения, на какую сумму предоставляется кредит.

Помимо заключения самого договора, стороны составляют график возврата суммы займа и начисленных по нему процентов.

Уплата налогов

Проценты, которые получает предприятие, относятся к доходам. Их необходимо ежемесячно отображать в бухгалтерском учете.

В конце каждого отчетного периода необходимо делать проводку, о том, что были начислены проценты по договору займа. Возврат суммы кредита также необходимо отобразить в учете.

Для налоговой службы, выданная ссуда не указывается в графах доходы и расходы.

Включают только полученные по заему проценты. Согласно ст. 250 НК их относят к внереализованным доходам.

Если компания, выступившая займодавцем, ведет свою деятельность по методу начисления, то полученные проценты приводят к увеличению налоговой базы в момент начисления процентов.

При этом следует соблюдать такие правила:

• если работник проводит выплаты процентов за несколько отчетных периодов, то их начисление проходит ежемесячно согласно ставке, которая действует в конце месяца;
• если соглашение о займе заканчивается, а отчетный период еще не наступил, то происходит начисление процентов, которые отображают, как внереализованные доходы. Согласно ст. 271 и ст. 328 НК включают их в последний день действия договора;
• если кредит, полученный работником от организации, принес ему материальную выгоду, то бухгалтер должен провести начисление НДФЛ. Все отчисления удерживаются из заработной платы сотрудника.

Образец договора

Оформляя данный документ, следует учитывать, что его вид будет меняться в зависимости от условий, на которых кредитор решил предоставить займ.

Если денежная помощь выдается под определенные цели, тогда составляют целевое соглашение. В нем обязательно прописывают, для чего сотруднику предоставляется денежная сумма.

Образец договора можно увидеть здесь.

Если в рамках соглашения предусмотрены поручители, тогда необходимы их личные данные. В договоре обязательно прописывают степень их ответственности. Если сумма выдается под залог, тогда нужно указать тип имущества и оценить его стоимость.

Довольно, часто кредитор подстраховывается, требуя наличия поручителей и залогового имущества.

Образец такого договора займа можно посмотреть здесь.

Вне зависимости от типа соглашения в нем необходимо обязательно указать следующие пункты:

1. Сумма кредита. Должна быть указана полная сумма, которую работодатель предоставляет сотруднику.
2. Сроки займа. В договоре должны быть разъяснения, когда возвращается основная сумма и начисленные проценты. Все условия должны быть согласованы между сторонами.
3. Возврат заема. Каким образом выплачивать долг: частями каждый месяц или по завершению соглашения.

С типовым договором займа между сотрудником и работником можно ознакомиться по этой ссылке.

Как происходит получение денег

Процедура выдачи финансовой помощи осуществляется, руководствуясь письмом ЦБ РФ от 04.12.2007. В документе указано, что запрещено выдавать в качестве займа суммы, которые являются выручкой предприятия.

Изначально их необходимо провести через кассу организации, а затем уже использовать для предоставления кредита сотруднику.

Для правильного проведения займа следует использовать счет №73. Он предназначен для различных операций, совершаемых между сотрудником и предприятием. В качестве субсчета используется форма «Расчеты по предоставленным займам».

Заемщику выдают финансовую помощь следующим образом:

1. Наличными. Для этого оформляется расходный кассовый ордер. Деньги сотрудник может получить через кассу организации.
2. Безналичным расчетом. Заем переводится со счета компании на счет заемщика.

Сделка считается заключенной не со дня подписания соглашения, а с момента передачи денег. В подтверждение того, что данное действие состоялось, рекомендуется оформить расписку.

Нотариального заверения такой документ не требует. Составлять его лучше от руки.

Расписка должна содержать информацию о сумме займа и лицах, передающих и принимающих денежные средства. Выдача кредита осуществляется только в рублях. При этом в договоре займа можно выразить сумму в иностранной валюте.

Выплата задолженности

Вернуть денежный займ организации-кредитору можно следующими способами:

• наличной суммой. Осуществляется через кассу компании и оформляется приходно-кассовым ордером;
• перечислением всей суммы на банковский счет предприятия;
• удержанием из заработной платы сотрудника.

Если выбран последний вариант, тогда необходимо указать способ возврата долга в договоре займа. При этом не стоит забывать, что согласно ст. 138 ТК подобные изымания составляют не более 20% из суммы заработной платы сотрудника.

Важно также учитывать, что подобные удержания не уменьшают налоговую базу. Это значит, что со всего размера заработной платы необходимо исчислить НДФЛ, а затем уже провести удержание.

Если работник настаивает на ежемесячном возврате долга, который превышает 20%, то можно проводить положенное по закону удержание из зарплаты, а остальную сумму сотрудник может вносить наличными в кассу предприятия.

При удержаниях из заработной платы в счет возврата долга оформляется акт о взаимозачете. Специальная форма для данного документа не предусмотрена.

Специалисты советуют указывать следующие пункты:

• полную сумму зарплаты и период, за который она была насчитана;
• размер ежемесячного платежа;
• остаток задолженности.

Законом отмечено, что работник имеет право вернуть долг, прежде чем закончиться договор займа. Кредитор, получая денежную сумму досрочно вправе потребовать с заемщика размер процентов, начисленных по дату окончания соглашения.

Если финансовая помощь выдавалась на личные нужды, не связанные с ведением предпринимательской деятельности, то при досрочной выплате заемщик должен поставить в известность кредитора за 30 дней до даты выплаты задолженности.

В других случаях досрочный возврат происходит после получения согласия от кредитора.
Проводимые работником выплаты по договору займа, считаются принятыми не в момент перевода, а в день их зачисления на счет компании.

Если сотрудник уклоняется от выполнения своих обязательств, то начисляются штрафные санкции. При отказе выплачивать долг, образовавшийся перед займодавцем, организация вправе подать на сотрудника в суд.

В случае если сотрудник, получивший кредит от организации уволился, то счет переводится с №73 на №58. Чтобы осуществить подобную проводку бухгалтеру необходимо составить справку-расчет.

Документ должен содержать реквизиты компании. Также кредитор при увольнении работника вправе потребовать досрочного возврата займа. Отказ сотрудника может послужить основанием для обращения в суд.

Процедура оформления договора займа между сотрудником и организацией несложная. Заемщику нет нужды доказывать свою платежеспособность и добросовестность.

В случае материальных затруднений существует возможность мирного урегулирования. Кредитор получает инструмент для удержания ценного сотрудника, повышается дисциплина персонала.

Поскольку данный вид договора займа составляется на доверии между организацией и работником, то такая ссуда взаимовыгодна двум сторонам.

Тарифы на предоставление займов в микрофинансовой компании Центрозайм, рассматриваются на странице.

В каком порядке изменяются условия договора займа, читайте здесь.

Видео: компания выдает займы сотрудникам: нюансы налогообложения

Предоставление займа сотруднику от организации в 2018 году

Предоставление займа своему сотруднику является одним из способов удержания квалифицированных кадров на местах.

Сотрудник, который должен определённую сумму своему работодателю, будет продолжать работать на него до тех пор, пока не будет погашен долг.

Основные моменты

Работодатель, чаще всего, выдаёт своему сотруднику именно беспроцентный займ. Это называется ссуда, то есть основа такой сделки — безвозмездность. О взимании процентов за пользование средствами речи не идёт.

Тем не менее, есть долг, и его нужно отдавать. Выдавались средства на определённый промежуток времени. Для удобства сторон, оплата долга происходит в день выплаты заработной платы. То есть, практически «автоматически» происходит погашение займа.

Работодатель даёт указание бухгалтерской службе в определённый день (как правило, именно день выплаты заработной платы или аванса), списывать с этого сотрудника определённую сумму. Какую именно — указано в соглашении между сторонами.

К такого рода ссудам можно отнести:

Есть определенные отличия займа от ссуды. Они представлены в таблице:

Ссуды у работодателя, как правило, выдаются без конкретного срока погашения. Но, стороны могут договориться о том, какая именно сумма будет выплачиваться каждый месяц или квартал.

Чаще всего, она невелика, чтобы не нанести работнику сильного финансового ущерба. Поэтому выплачиваться ссуда может несколько лет.

Действующее законодательство

Займы сотрудникам предоставляются на основании общедействующих правил выдачи займов. То есть, стоит ориентироваться на параграф 1 главы 42 ГК РФ.

Но, так как, чаще всего, сотрудникам выдают именно ссуды, то опираться также нужно на главу 36 ГК РФ.

Условия предоставления

Сотрудник получает вещь в безвозмездное пользование при следующих условиях:

Видео: компания выдает займы сотрудникам — нюансы налогообложения

Как оформить займ сотруднику организации

Получение сотрудником от своего работодателя, займа (процентного или беспроцентного) носит заявительный и добровольный характер. То есть, работник сам должен изъявить свою волю и обратиться с просьбой к руководству компании.

Просьба должна быть выражена в письменном виде, то есть, работник пишет соответствующее заявление на имя своего работодателя.

Унифицированной законом формы такого заявления не установлено, поэтому оно пишется в свободной форме. Если у работодателя есть фирменный бланк, то заявление пишется на нём. Если такого нет, то на обычном листе формата А4.

Заявление должно содержать в себе информацию:

Заявление нужно отдать через секретаря руководителя, который зарегистрирует его в соответствии с нормами делопроизводства. Если секретаря нет, то лучше направить почтой с уведомлением.

Если сумма крупная (более ¼ от стоимости всего имущества работодателя) или учредителей несколько, то собирается собрание, на котором это заявление рассматривается.

Если руководитель уполномочен принимать решения по таким заявлениям самостоятельно, то он может это сделать единолично.

Никаких документов к заявлению на выдачу процентного займа сотруднику организации прикладывать не нужно. Если возникнет необходимость, все документы будут подняты из личного дела в кадровой службе.

Если будет принято положительное решение, то сотрудник будет приглашён к руководителю, где будет обсуждаться условия заимствования. Когда стороны достигнут соглашения, будет заключён соответствующий договор.

С процентами

Работодатель имеет право требовать со своего работника проценты за пользование заёмными средствами. Но, тогда предметом сделки должны быть деньги. Если в долг выдаётся какая-либо вещь или имущество, то это будет не займ, а ссуда, то есть без процентов.

Размер платы за пользование средствам должен быть установлен на уровне ключевой ставки ЦБ Рф. Если проценты намного ниже, то могут возникнуть вопросы относительно материальной выгоды. Возникает она только у физлиц, и с неё нужно уплачивать подоходный налог.

Также возникнут вопросы, если процент по займу будет слишком велик, по сравнению с ключевой ставкой ЦБ РФ.

Размер процентов прописывается в договоре. Если они не указаны, тогда заёмщик имеет право требовать оплату за пользование в размере ключевой ставки ЦБ РФ на день погашения долга. Так как в договоре нет прямого указания на то, что он является беспроцентным, то он таковым и не является.

Безвозмездного типа

Чтобы займ считался безвозмездным, в договоре необходимо так и написать — «без процентов». Только в этом случае, работник должен будет вернуть ровно столько, сколько взял у работодателя в долг.

Но, если предметом сделки является некая вещь или имущество, обладающее ярко выраженными родовыми признаками, то сделка априори будет считаться безвозмездной.

Работник должен будет вернуть эту вещь в том же состоянии, в котором он её и брал, за минусом естественного износа.

Пошаговый алгоритм действий

Чтобы работник мог получить займ от своего работодателя, необходимо соблюсти последовательность действий:

Предоставление необходимых документов

Работник, оформляя займ у своего работодателя, не должен предоставлять ему никаких документов, за исключением заявления. Все необходимые сведения есть в отделе кадров или в бухгалтерии.

Если займодателю потребуются сведения о доходах заёмщика или его паспортные данные, он может запросить эти сведения в соответствующих службах.

О заявке на займ без проверок, читайте здесь.

Механизм заключения договора

Договор заключается только после обсуждения сторонами всех тонкостей и нюансов сделки. Все достигнутые договоренности должны быть изложены на бумаге.

Договор начинает своё действие от того момента, когда заёмщик получит предмет соглашения на руки. Этот факт подтверждается распиской. Такое условие действует вне зависимости от того, что является предметом — вещь или деньги.

Договор подписывается обеими сторонами сделки — работником и руководителем, или иным лицом, которое имеет соответствующие полномочия. Так как работодатель является юридическим лицом, то он должен поставить и свою печать.

Если же он предприниматель, то он не обязан иметь печать, а соответственно и закреплять ею договор.

Момент погашения

Этим моментом считается полная выплата сотрудником долга своему работодателю. Но, в целях налогообложения, такие моменты могут отличаться.

Если работник погашает займ постепенно, то есть, выплачивает из заработной платы или иным способом, но частями, то моментом погашения считается дата фактического внесения средств. Если это день заработной платы, то датой погашения будет именно этот день.

Это важно учитывать в целях налогообложения заёмщика. Если он имеет материальную выгоду, а она возникает тогда, когда он получает беспроцентный займ или процент ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ.

Если же предметом займа является вещь, то ситуация с налогообложением заёмщика довольно сложная. Рассчитать сумму материальной выгоды, которую он получает за пользование данной вещью или имуществом, довольно сложно.

С другой стороны, если займ выдан с процентами, то займодатель, то есть, работодатель, получает доход в виде этих процентов. Они включаются в список внереализационнных доходов, и с них уплачивается налог на прибыль.

Дата учёта этих доходов зависит от того, какой метод учёта использует работодатель – кассовый или линейный.

Чтобы избежать вопросов, нужно, перед внесением средств, указывать реквизиты договора займа, по которому происходит погашение.

Подводные камни сделки

Как и любая другая сделка, заимствование сотрудников имеет свои нюансы, которые обязательно нужно учитывать. Это:

Все эти нюансы необходимо учитывать. В противном случае, сделка может быть признана судом недействительной!

Возможно ли прощение долга

Работодатель имеет право простить своему сотруднику всю сумму займа или её часть. Но:

1. Такое действие должно быть оформлено письменно.
2. Стоит учитывать налоговые последствия, которые могут возникнуть у сотрудника.

Соглашение составляется при полном согласии обеих сторон сделки. Устной формы соглашения не предусмотрено законодательством.

Но, если такое предложение появилось у должника, то он должен обратиться с письменным заявлением к своему работодателю.

Если такое желание изъявил сам работодатель, то он также должен уведомить об этом работника. Сделать это можно следующим образом — направить работнику письменное уведомление или долговую расписку, написанную заёмщиком при получение средств в долг.

На основании этих действий стороны могут начать переговоры относительно прощения всего долга или его части.

Унифицированной формы соглашения о прощения долга нет, но оно должно содержать в себе стандартную информацию:

Заверять соглашение у нотариуса не нужно, но некоторые предпочитают это сделать.
Когда соглашение будет подписано, у заёмщика возникнет дополнительный доход в размере списанной ему суммы долга. На эту сумму должен быть начислен налог в размере 13%.

Рассчитать его и уплатить уже должен сам работник. Кроме того, он должен подать декларацию о возникшем доходе. Сделать это он должен до 30 апреля следующего года после возникновения дохода, а оплатить его — до 15 июля.

Налоговые последствия для сторон

Такие последствия у сторон возникают:

Если работодатель выдал своему сотруднику займ без процентов или проценты по нему не превышают 2/3 от ключевой ставки ЦБ РФ, то у работника возникает материальная выгода, с которой нужно платить подоходный налог.

Налог должен уплачиваться в момент погашения долга. Если это происходит единовременным платежом по истечении срока договора, то в этот момент и нужно рассчитывать сумму выгоды и процент к уплате.

Если же заёмщик погашает долг частями, то в момент внесения каждой части и нужно производить соответствующие расчёты. Делать это должен работодатель, так как он является налоговым агентом по уплате НДФЛ своих сотрудников.

Если займ без процентов, то у самого работодателя никаких налоговых обязательств не возникает. Он получит ровно столько, сколько отдал в долг. Но, если есть проценты, то у работодателя возникает дополнительный доход, который также подлежит налогообложению.

Уплаченные ему работником проценты по договору входят в перечень внереализационных доходов, которые подлежат учёту в целях налогообложения.

Возможен ли срочный займ от частного лица под расписку в 2018 году, читайте здесь.

О правилах займа в МФО Платиза, читайте здесь.

Работодатель имеет право не только предоставить своему сотруднику беспроцентный займ, но и оформить, впоследствии, дарение на предмет договора. Но, это возможно лишь в том случае, если объектом сделки являлась вещь или имущество.

Статья написана по материалам сайтов: www.audit-it.ru, kontur.ru, buhuchetpro.ru, zaimexpert.ru, zaympro.ru.

»