Пример заполнения фотографии рабочего дня в 2021 году — карта, бухгалтера, главного, образец, для инженера

Для точного определения пунктов должностной инструкции, анализа загруженности, а также эффективности работы любого сотрудника, может использоваться фотография рабочего дня. Пример заполнения вы найдёте ниже в этой статье.

Известно, что все трудовые ресурсы должны работать с максимальной эффективностью. Для оптимизации производства каждый его механизм должен работать как часы. И если обычному линейному персоналу нужно соблюдать установленные нормы времени, то как проследить за работой инженерно-технического звена?

Способ отследить загруженность работника

Эту задачу можно решить, используя фотографии рабочего дня.

Данный инструмент позволит понять, есть ли у рабочего свободное время, или он полностью отдаётся трудовому процессу. Но даже если он не имеет ни минуты отдыха, используя приведённый далее пример заполнения фотографии рабочего дня, можно запросто определить, каков у него коэффициент полезного действия.

Как составить и кто этим должен заниматься?

Можно использовать либо собственных нормировщиков, которые есть на всех крупных предприятиях, либо воспользоваться услугами частных компаний по нормировке и стандартизации. Однако выполнять какую-либо работу своими силами всегда дешевле, тем более что разобраться в этом вопросе, используя пример заполнения фотографии рабочего дня, приведенный ниже, не составляет труда.

Для тех, кто хочет пронормировать бухгалтера, инженера или любого другого сотрудника, следует перед фотографией ознакомиться с должностной инструкцией, распорядком рабочего дня, а также основными направлениями работы.

Делать это нужно для того, чтобы человек, подлежащий исследованию, не смог ввести нормировщика в заблуждение. Ведь смысла у замеров, при которых рабочий специально замедляет или останавливает рабочий процесс, просто нет.

При составлении можно ориентироваться на утверждённые общегосударственные нормы

Перед тем, как использовать пример заполнения фотографии рабочего дня, приведённый далее, стоит познакомиться с разработанными и утверждёнными нормами на выполнение тех или иных работ. Хотя на сегодняшний день есть некоторые нормы, которые действуют ещё со времён Советского Союза. Конечно, на общее время ориентироваться не нужно, но поочередность действий, состав работ и использование вспомогательных материалов очень пригодятся при формировании новых замеров.

Рассмотрим конкретный пример заполнения фотографии рабочего дня:

Иванова Анжелика Евгеньевна

Фотография рабочего дня

Открыть кабинет, включить компьютер, подготовить рабочее место

Открыть программу 1С, выгрузить и распечатать документы по сделке

Подготовить документы для начисления заработной платы

Согласовать суммы по заработной плате с главным бухгалтером

Работа с клиент-банком (занесение информации по заработной плате)

Сбор информации по службам для составления авансового отчёта

Составление авансового отчёта

Разложить отчёты и документы по папкам, положить папки по местам, выключить компьютер, убрать рабочее место

Завершение рабочего дня

Всего замерено, из них:

Выше приведена фотография рабочего дня бухгалтера. Пример заполнения показывает, как можно умело составить хронометраж для работника административно-управленческого звена. Но чтобы понять эффективность затрат времени, нужно понять, что же указано в столбце «индекс процесса».

На что тратится время?

ПЗП — подготовительно-завершающий процесс. В эту группу относят операции, связанные с подготовкой рабочего места к трудовому дню либо же к завершению трудовой деятельности.

ОП — операционный процесс. Сюда входят непосредственно все работы, которые есть в должностной инструкции и сотрудник должен их выполнять.

ВО — время на отдых либо личные надобности. Это перерывы в процессе производства, которые регламентированы распорядком рабочего дня.

ДП — дополнительные процессы. В этой группе находятся работы, не входящие в ОП, но без них невозможно начинать работу. К примеру, для тех кто работает за станком — это настройка оборудования, подготовка рабочих поверхностей и т.д.

НТВ — неоперационные траты времени. В эту группу входит всё то время, которое было потрачено не на рабочий процесс (звонки по телефону с родными, поход в магазин, решение личных вопросов или другое).

О чём говорит, приведённая выше фотография рабочего дня?

Пример заполнения, указанный выше, можно использовать для анализа загруженности и трудовой эффективности сотрудника. Видно, что неоперационных трат времени нет, минимальное время расходуется на отдых либо личные нужды. Всё остальное время сотрудник тратит на выполнение своих непосредственных обязанностей.

Чтобы понять, куда же уходит рабочее время, нужна фотография рабочего дня. Пример заполнения для инженера не будет отличаться от вышеуказанного, так как приведённая форма подходит и для инженерно-технического персонала. Просто виды и названия работ могут отличаться.

Делопроизводство

Как проводится фотография рабочего времени рабочего?

Для четкого планирования необходимого количества штатной единицы, в том числе и определения производительности труда определенных сотрудников, используется фотография времени работы, которая оформляется в одноименный документ.

Это позволяет руководящему составу предприятия принимать верные решения в процессе формирования штата сотрудников, должностных инструкций, а также составления плана работы.

Рассмотрим подробнее вопрос о том, что это фотография рабочего времени.

Понятие и сущность

Под определение фотография рабочего времени рабочего подразумевается форма наблюдения, в процессе которой измеряют необходимое время на выполнение конкретного вида работ.

По результатам измерений определяется четкая картина того, чем именно сотрудник занимался на своем рабочем месте, и сколько на это было затрачено рабочего времени.

Карта фотографии используется не только в производственных мощностях, но и помогает получить оценку работы интеллектуальных ресурсов.

Кроме того, карта фотографии является одним из способов существенного снижения затрат и позволяет:

• сформировать и совершить анализ необходимого бюджета рабочего времени для каждого сотрудника по отдельности;
• сформировать фактический баланс рабочего дня путем группировки расхода времени по разным категориям;
• четко определять структуру рабочего времени;
• вовремя обнаружить причины потери рабочего времени и невыполнения плана работы;
• выполнить сравнительный анализ труда сотрудников, которые выполняют похожие задачи, и определить способ увеличения эффективности их труда;
• оценить условия рабочего места и его влияние на выполнение поставленных задач;
• провести анализ рабочего времени у передовиков производства.

Отличия от хронометража

Хронометраж позволяет осуществлять анализ длительностью до 1 недели либо месяца, при этом период определяет сам работник.

Что касается фотографии рабочего дня, то эта процедура является более официальным мероприятием. Инициатором может быть только руководство компании.

При осуществлении фотографии рабочего дня вся полученная информация записывается в документ установленной формы и четко регламентируется соответственными документами, подтвержденными подписями руководящего состава.

В процессе проведения хронометража сотрудник самостоятельно решает вопрос о том, как его следует вести и куда записывать необходимую информацию для анализа.

Цели использования

Этот способ преследует за собой определенные цели, основными из которых принято считать:

• обнаружение утраты времени на протяжении всего рабочего дня;
• обнаружение проблем с вязанных с потерей времени и создание ряда мероприятий, направленных на повышение эффективности работы;
• разработка нормативов по времени для всего рабочего процесса;
• перенимать опыт в организации труда у более успешных компаний и проводить обучение своих сотрудников для повышения эффективности работы.

Кому нужна такая информация?

В первую очередь, фотография рабочего дня необходима:

• руководителям и владельцам компаний для понимания картины загруженности своего персонала и эффективности их работы;
• менеджерам по персоналу, отделу кадров для создания должностных инструкций, формирования необходимого штата, осуществления исследовательской работы;
• непосредственно самим сотрудникам, которые заинтересованы в эффективности выполнения своих должностных обязанностей.

Существует несколько видов фотографии рабочего дня, а именно:

• индивидуальная;
• групповая (массовая);
• бригадная.

Рассмотрим каждый вид более подробно.

Индивидуальная

Этот вид аттестации проводится непосредственно для одного сотрудника с целью определения его эффективности использования трудового процесса.

Весь трудовой день комиссия наблюдает за сотрудником и вносит соответствующую информацию в наблюдательный лист.

Групповая (массовая)

Данная разновидность фотографии рабочего дня выполняется с целью одновременного наблюдения определенной группы сотрудников.

Сам порядок наблюдения является полностью идентичным с созданием индивидуальной карты сотрудника. По результатам анализа можно получить картину эффективности трудозатрат каждого сотрудника в звене по отдельности.

В том случае, если фотография необходимо для группы людей, состоящей из более 3 сотрудников, анализ проводится способом мгновенных наблюдений с обязательной фиксацией состояния сотрудников и оборудования через определенный промежуток времени.

Ключевыми особенностями групповой фотографии сотрудников являются:

• наблюдатель заранее выбирает определенные виды затрат, поскольку не в состоянии вести регистрацию рабочего дня непрерывно для каждого рабочего места;
• время, отведенное для наблюдения, разделяется на интервалы, точность которых напрямую зависит от объема этих промежутков;
• при занесении затрат в наблюдательный лист, они сокращаются в легко запоминающую форму (в виде цифр либо букв).

Бригадный расчет фотографии рабочего времени полностью идентичен для групповой разновидности и нечем не отличается.

Как оформить уменьшение оклада? Смотрите здесь.

Как проводится фотография рабочего времени?

Перед началом аттестации рабочего места, комиссия подготавливает наблюдательные листы, после чего:

• Производит замер необходимого времени на выполнение определенной работы (в это время также учитывается и период, потраченный на путь к обслуживающему оборудованию).
• После завершения дня и сделанных записей, происходит оценка рабочего места.
• По результатам оценки принимаются меры по улучшению эффективности рабочего времени.

Кто проводит?

Рассмотрим подробней вопрос о том, кто и как делает аттестацию.

Фотографию рабочего дня вправе осуществлять аттестационная комиссия, в состав которой могут входить:

• инженеры;
• менеджеры по персоналу;
• сотрудники отдела кадров;
• главный инженер;
• сотрудники бухгалтерии;
• специалисты по охране труда.

Если фотография рабочего дня проводится для офисного сотрудника, аттестационная комиссия может быть сформирована из одного человека,- менеджера по персоналу.

Принцип действия у любой комиссии полностью одинаковый.

Общие правила и принципы

Если на предприятии имеются несколько рабочих мест, обслуживание которых имеет прямое отношение к одному и тоже оборудованию, аттестационная комиссия имеет полное право создать только одну карту в выборочном варианте.

К примеру, Иванов и Сидоров работают слесарями в разных цехах, но работу выполняют идентичную. Таким образом, комиссия вправе до обеда проводить наблюдение за Ивановым, а после перерыва,- за Сидоровым, и таким образом сформировать одну фотографию рабочего дня для них обоих.

Для формирования более точной фотографии необходимо произвести аттестацию рабочего места несколько раз, после чего в бланк карты занести средние показатели.

Необходимо понимать, что от этого зависят выплаты по части компенсации сотруднику из-за вредных условий труда.

Этапы и методика

Процедура создания карты состоит из таких этапов, как:

• подготовительный;
• наблюдение;
• обработка результатов.

Этап подготовки

Процесс подготовки заключается в ознакомлении с техническим процессом, рабочим местом, приготовлением наблюдательных листов, в которые будут заноситься основные параметры для определения анализа оценки.

Этап наблюдения

На этом этапе проводится непосредственно само измерение продолжительности всех выполняемых работ, с учетом перерывов.

Параллельно с этим в таблицы наблюдательного листа заносятся данные о времени и работы, на которую оно было потрачено. Эти действия повторяются на протяжении всего рабочего дня.

Обработка результатов

Порядок обработки результатов выглядит следующим образом:

• Выполняется подсчет общего количества отработанного времени, которое было затрачено на производство. Параллельно с этим по отдельности подсчитывается время, которое затрачено на выполнение определенных задач, включая перерывы между ними.
• Выполняется оценка результатов исследования. В процессе обработке, следует определить время нахождения сотрудника во вредных условиях труда, беря во внимание средний показатель по этому вопросу.
• Определяется соответствие сотрудника к выполнению поставленных задач в техническом процессе, отмечается время, которое было затрачено на выполнение какой-либо определенной операции, при которой действуют вредные условия труда.

Как оформить?

Для всех сотрудников в любой сфере существует определенная разновидность бланк карт. В них указывается наименование предприятия и ее структурного подразделения.

После этого в карте указывают:

• еще раз наименование предприятия;
• инициалы сотрудника;
• уровень образования и профессия по нему;
• занимаемая сотрудником должность;
• наименование выполняемой работы, при этом каждой по отдельности.

После этого формируется краткая характеристика выполняемой сотрудником работы.

Что касается таблично части документа, то в ней указывается информация для каждой стадии работы с обязательным ее наименование и соответствующим кодом (если таковой имеется).

Следующие графы в документе необходимы для указания даты начала и завершения аттестации, в том числе и общего времени ее проведения.

В столбце “Примечание” указываются различные дополнительные сведения, которые были получены в процессе аттестации.

Под таблицей формируется итог фотографии рабочего времени, где обязательно необходимо указывать:

• подготовительно-заключительное время;
• время, потраченное на обслуживание рабочего времени;
• время, потраченное на оперативное решение поставленных задач;
• время перерыва между работой.

После внесения информации документ подается на подпись начальника структурного подразделения, где осуществлялось наблюдение, а после подписывается вышестоящим руководством.

Обязательно необходимо указывать их занимаемую должность.

Какова продолжительность рабочего времени женщин на селе? Смотрите тут.

Зачем нужен аутстаффинг? Информация — здесь.

Карта фотографии (образец)

Бланк документа можно скачать здесь:

Наблюдательный лист

Наблюдательный лист для формирования фотографии рабочего времени имеет следующий вид:

Результаты и их интерпретация

Сформированная карта фотографии рабочего дня содержит информацию, согласно которой формируется баланс длительности работы. Благодаря этому, рассчитывается коэффициент эффективности использования рабочего дня.

Он рассчитывается по формуле: Кисп= (ПЗ+ОП+ОРГ)/420

Чем больше этот коэффициент приближен к 100%, тем лучше эффективность труда.

Для целей планирования количества штатных единиц, а также изучения степени занятости и производительности труда определенных работников, используется фотография времени работы персонала с оформлением одноименного документа. Она позволяет руководству компании принимать правильное решение при формировании штата компании, должностных инструкций, установления нормативов и планов.

Цели и задачи фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня – это сплошное наблюдение ответственного должностного лица за работой сотрудников с фиксацией точного времени каждого процесса.

Главная цель этого метода является повышение результативности труда персонала и выявление имеющихся резервов при использовании данных ресурсов в компании, а также снижение затрат как на единицу изделия так и в целом по предприятию.

К задачам фотографии можно отнести расчет общей величины времени, затрачиваемого всеми работниками, количества продукции, изготовленной в конкретный промежуток времени, учет возможных его потерь, рациональное построение рабочего процесса, а также выявление источников для увеличения производительности труда.

Изучая полученные данные, экономисты и руководители разрабатывают нормативы и составляют планы и бюджет компании, а также корректирует ее штатное расписание. Фотографию также могут проводить после ввода нового автоматизированного оборудования, в результате которого будет осуществляться высвобождение рабочих.

В основном обязанность по изучению времени работы возлагается на специалистов кадровой службы или экономического отдела. Фотография может проводиться как всего рабочего процесса, так и определенной стадии, бригады или конкретного специалиста.

На подготовительном этапе, перед исследованием, определяются цели данного мероприятия, изучаются действующие нормы, должностные обязанности и рассматриваются кандидаты, деятельность которых в организации будет обследоваться. Для получения высоких результатов целесообразней выбирать для наблюдения профессиональных работников со значительным стажем работы или лучшей производительности труда.

В процессе наблюдения составляется отчет, который называется карта фотографии рабочего дня. Не существует его стандартизированной формы. Оформляемый бланк должен содержать определенные реквизиты. Как правило, в компаниях разрабатывается формуляр, которой при необходимости заполняется ответственным лицом.

Затем проводится анализ полученных сведений, по результатам которого выявляются отклонения, и в дальнейшем принимаются решения.

Фотография рабочего дня пример заполнения

В карте фотографии времени работы записываются Ф.И.О. выбранного сотрудника, профессия по образованию, занимаемая должность и наименование выполняемой работы.

Затем нужно кратко охарактеризовать выполняемую человеком работу.

В табличной части документа заполняется информация по каждой стадии рабочего процесса с указанием наименования и кода (если применяется система кодирования). В следующих графах указывается начало и окончание каждого этапа, а также продолжительность. В столбце «Примечание» можно отражать количество вырабатываемой продукции и другие пояснительные сведения.

Под таблицей подводится итог фотографии работы, в котором необходимо подсчитать и отдельно записать:

• Подготовительно-заключительное время.
• Время обслуживание рабочего места.
• Оперативное время.
• Время перерывов.

Документ подписывается начальником структурного подразделения, в котором происходило наблюдение, а также ответственным должностным лицом, проводившим его. При этом указываются их должности и расшифровываются Ф.И.О.

Примерно так осуществляется отражение всех этапов рабочего процесса на производстве:

Фотография рабочего дня образец

Скачать образец составленной фотографии рабочего дня бухгалтера.

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня – это способ фиксации потерь рабочего времени и эффективности использования кадровых ресурсов, позволяющий максимизировать качество труда работников и минимизировать затраты, а также решить множество дополнительных организационных вопросов в деятельности предприятия. При этом ознакомиться с подробностями проведения данной процедуры следует каждому работодателю и кадровому специалисту, так как данный инструмент обладает множеством преимуществ. Пример заполнения фотографии рабочего дня может послужить хорошим образцом для внедрения её в любой организации.

Что такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Сама по себе фотография рабочего дня представляет собой процесс контролирования и измерения всех затрат рабочего времени сотрудника в течение определенного периода времени. При этом проводится фиксация всех без исключения действий работника – наиболее эффективным является метод поминутного контроля с занесением в соответствующий бланк фотографии рабочего дня. Следует отметить, что законодательство никак не регламентирует данную процедуру, поэтому все особенности её проведения могут устанавливаться работодателем самостоятельно.

К целям осуществления фотографии рабочего дня можно отнести:

• Нахождение наличествующих потерь рабочего времени, их измерение и последующее принятие определенных кадровых решений для их устранения и оптимизации затрат трудовых ресурсов.
• Фиксация сведений для последующего проведения оптимизации обустройства рабочих мест и помещений.
• Создание исходной базы данных для последующего введения различных трудовых нормативов, реорганизации рабочего времени.
• Поиск причин невыполнения сотрудниками их должностных обязанностей и структурный анализ трудового дня на предприятии.

При этом порядок проведения фотографии рабочего дня подразумевает осуществление её в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Он подразумевает общее определение целей, с которыми осуществляется фотографирование рабочего времени, а также устанавливает непосредственные объекты наблюдения и регламентирует все последующие действия работодателя и ответственных лиц.
• Проведение наблюдения. Это – непосредственно процедура фотографии рабочего дня выбранных объектов наблюдения, реализуемая в соответствии с разработанной программой.
• Обработка результатов и их анализ. Это – заключительный этап фотографии рабочего дня, который, тем не менее, является важнейшим в данной процедуре, так как именно он позволяет впоследствии предпринимать определенные организационные и кадровые решения возникших проблем и проводить оптимизацию труда.

Рассмотреть каждый из вышеупомянутых этапов следует более подробно по отдельности.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

• Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
• Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
• Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
• Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
• Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Проведение фотографии рабочего дня – особенности и нюансы

Проводя фотографию рабочего места, работодатель должен учитывать, что данный процесс не идеально отображает фактическую ситуацию на предприятии. В первую очередь следует отметить, что при краткой длительности фотографии, сотрудники могут специально приспособиться для демонстрации лучших результатов, чем практические, а соответственно проведенная оценка не даст ожидаемых результатов и не сможет быть впоследствии заложена в процедуру улучшения эффективности организации труда. Эту особенность работодателям и ответственным за фотографию рабочего дня лицам следует учитывать в первую очередь.

Немаловажным моментом является и тот факт, что фотография рабочего дня сама по себе может поднять эффективность деятельности предприятия – это связано с вышеописанной особенностью таковой процедуры. Ведь работники, понимающие, что каждое их действие контролируется, чаще всего работают эффективнее, чем при отсутствии контроля.

Непосредственное проведение фотографии рабочего дня следует начинать с фактическим началом рабочего дня. Поэтому ответственный за её проведение специалист должен прибыть раньше, чем анализируемые работники. В фотографию рабочего дня включаются все периоды трудовой деятельности работника, начиная от приготовления к труду и заканчивая процедурами его окончания. Однако в некоторых случаях может быть целесообразным проведении фотографии лишь в отношении отдельных промежутков времени.

Во время проведения процедуры, проверяющие лица должны быть оснащены необходимыми подготовленными бланками и строго фиксировать каждое действие сотрудника. Однако следует помнить, что на время предусмотренных законодательством перерывов и в случае, если работодатель предоставляет сотрудникам дополнительные перерывы в рамках рабочего времени – учитывать таковые промежутки времени в качестве потерь трудовых часов и минут нельзя.

Обработка и анализ фотографии рабочего дня

На основании полученной в ходе фотографии рабочего дня информации, работодатель, кадровик или руководитель отдела или предприятия может предпринимать определенные действия, направленные на реализацию изначально поставленных перед данной процедурой целей. Методики воздействия будут зависеть как от изначальных целей, так и от результатов фотографии рабочего дня, особенностей деятельности конкретной организации и имеющихся ресурсов. Так как работодатель получит полную структуру временных затрат, он может предпринять различные решения для улучшения показателей бизнеса, а именно:

• В случае, если работники затрачивают слишком много времени на передвижение по территории предприятия, хорошим решением может стать оптимизация рабочих мест и самой территории, в том числе зданий. Также, оптимизация рабочих мест поможет сократить затраты на подготовку сотрудника к работе и её окончание.
• Если работники отвлекаются на посторонние разговоры с коллегами, возможно будет иметь смысл как перепланировка рабочих мест, чтобы усложнить разговоры, так и небольшие кадровые перестановки. Однако следует помнить, что далеко не всегда посторонние разговоры слишком сильно негативно влияют на рабочее время. Во многих ситуациях они наоборот – позволяют найти нестандартные решения рабочих вопросов или же просто предоставляют работникам эмоциональную разрядку, с ограничением которой их эффективность труда может упасть гораздо сильнее.
• В ситуации, когда работники не исполняют свои обязанности в связи с фактической невозможностью это сделать – работодателю в первую очередь следует обратить свое внимание на изучение причин такового простоя и в кратчайшие сроки избавиться от подобных ситуаций или предупредить их возможное повторение, либо же обеспечить занятость работников иной полезной для организации деятельностью.

Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.

Что это такое?

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

• определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
• изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
• установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
• определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
• оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Хронометраж или фотография рабочего дня?

Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

Необходимость применения методики полезна для всех:

• руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
• менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
• для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности работы.

Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

Индивидуальная

Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.

Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.

Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:

• наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
• периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
• при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.

Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на крупных предприятиях, где сотрудники поделены на бригады.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

• составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
• поиск возможностей оптимизации труда;
• определение потери эффективности;
• разработка норм затрат рабочего времен;
• выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

• для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, беременные и инвалиды, если таковые есть на производстве;
• если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

• название предприятия и структурного подразделения;
• Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
• уровень образования и квалификация;
• занимаемая должность;
• название выполняемой работы;
• краткая характеристика работ;
• в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
• в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
• под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.

Статья написана по материалам сайтов: fb.ru, kadriruem.ru, blankionline.ru, delatdelo.com, stranazakonov.com.

»